美团是如何开会的(半书面会议有哪些好处?)

美团是如何开会的(半书面会议有哪些好处?)

今天我们介绍写作最重要的两个落地场景:

一个是文档沉淀。走进美团的内网,你会惊叹于美团人如此完整、准确、详细的书面化了一切体系的由来和发展步骤。

另一个就是开会。

没错,美团开会是强烈依赖文档的,是半书面的。不出意料的是,半书面开会也是学习亚马逊的“六页纸陈述文6-Pager Narative”汇报机制。不同于口头开会的发散和多变,美团的书面会议更强调固化共识。

无独有偶,在新生代互联网公司中,除了美团,字节跳动也在推广半书面会议的方式,还给这种开会方式取了个名字叫“飞阅会”。

半书面会议具有哪些特点?

● 没有 PPT,也没有个人演讲。

● 有文档。半书面会议强调信息传递的密度及准确性,采用文档作为会议信息传递的载体,鼓励会前预读和提问。

● 采用“先阅读后讨论”的模式,以评论代替发散的表达,加强发言思考深度。所有讨论基于评论信息展开,讨论聚焦并充分延展。

● 会议结束后,需要书面沉淀会议纪要,包括:会议共识,待办(成员分工及截止时间),总结。进度可追踪控制,会后可有效执行。

● 除会议纪要外,重要的会议还需附全程逐字稿备案。

半书面会议有哪些好处?

● 要求写书面文档可以推动作者去深度梳理他们的想法,避免误解。推动组织者和参会者都做好充分准备。

● 幻灯片形式文稿依赖于报告人的语速。而文档形式则允许读者自己控制节奏。

● 在阅读完整个文档后提出疑问比在听幻灯片形式文稿过程中随意提出效果更好。

● 有书面文档相比与凭会上记忆有更强的持久力。

● 默读文档,参会者的参与度可被观察、被量化,投入度明显提高。

● 当不得不远程开会的情况下,相比传统开会形式,半书面会议效果更好。

● 只要有结论的会议,会议信息有据可查 。

半书面会议的流程是什么样的?

阶段一:会前准备

日历邀约参会者,并准备好相关会议文档

会前将会议文档发给参会者,提倡大家会前浏览(但不强制)

阶段二:默读、提问

默读:根据文档长度,一般花5-15分钟的时间,参会人员集体默读文档

提问:默读完后,逐一发言,针对文档进行逐条探讨,提出自己想进一步了解或讨论的内容,当场解决问题或明确解决方案

阶段三:会议结束

在线产出会议纪要,并配置好权限,明确下一步行动和预期时间,并 @ 具体负责人

相关负责人完成任务后,同步进度在文档中

有关会议有两个文档。一个是上会的提案文档,用于会议讨论;另一个就是会议纪要。

典型的提案文档长什么样子?

会议一开始就是阅读文档,然后开始讨论问题。美团大多会议材料用了亚马逊的六页纸陈述文模式。一个典型的陈述文由以下几项组成:

● 正文

● FAQ(可选)

● 附录(可选)

文档准备的几个注意点:

1. 汇报材料页数不要太多,材料正文部分要控制在6页以内,要逻辑清晰、突出重点。补充信息放在附录,尽可能控制附录篇幅。参会人不一定会阅读FAQ和附录。

2. 美团的参会文档是有详细的格式模板要求的,字体大小、边框、行号、页码都有严格的规定。

3. 除极特殊的情况外,如果要打印,必须是黑白打印,包括向王兴汇报的文档。需要区分色彩的图表可以用形状、灰度、虚实线来区分。

4. 在第一段明确表明叙述的目标。在最后给出建议或后续的步骤。

这样的格式要求能提供一个强有效的机制,从而帮助去驱动你前期的思考,并清楚准确的协调思考过程。要时刻考虑到读者可能没有太多的相关背景,所以把背景清楚的写在文档里很重要。

格式要求:

1. 请遵循模板中的标题、页边距、行号、页眉页脚等要求。请自行设置文档分级。

(1) 文档标题居中;

(2) 页边距:上、下、左均为1.91厘米,右1.27厘米;

(3) 全文标行号,行号标准为“每页重新编号”,即每页行号都从1开始;

(4) 页码格式为“当页页码/总页数”,总页数为包含正文及附录的总页数,对齐方式为右对齐。

2. 字体:中文为楷体,英文、数字为Calibri,正文、附录、行号、页眉页脚的字体均应符合该要求。

3. 字号:正文、附录、行号字号为10号,页眉页脚字号为小五。图表内的数字和文字可比正文略小,但不宜过小,以保证清晰可读。

4. 行距:全文单倍行距。

5. 内容分层:采用记叙文的形式,尽量避免使用bullet points。

在内容分层上:一级标题:一、;二级标题:1. ;三级标题:(1);

为保证文档的易读性,建议尽量避免使用三级及更深层的子标题。

6. 图表:每个图表都应有自己的标题和序号。图表标题在图表上方居左对齐,不需要使用斜体、下划线等。全文的表格统一编序:图表1、图表2…。图表中的中文、英文左对齐,数据右对齐,表头居中对齐。

打印及回收要求:

1. 使用双面打印。

2. 没有特殊要求的情况下,默认黑白打印。

3. 对于图片,需保证在黑白打印的情况下内容清晰可见。

4. 材料请自行打印带到会场,涉密材料在会议结束之后请将材料回收并粉碎。

典型的会议纪要长什么样子?

跟一般的会议纪要差别不大。

包括1. 要点及共识;2. 待办;3. 重要的会议会留下全程逐字稿用于存档。

会议纪要

时间:20XX年X月X日,XX:XX- XX:XX

地点:北京,XX大厦X楼XX会议室

参会人:XX、XXX、XXX、XXX; 缺席的有:XXX,XXX

一、会议要点及共识:

[议题一] XXXXXX(文档链接)

1. XXX

2. XXX

[议题二] XXXXXX(文档链接)

1. XXX

2. XXX

[议题三] XXXXXX(文档链接)

1. XXX

2. XXX

【待办事项】

(方括号代表谁主负责这个待办事项)

1. 【@小A】 xxxxxxxxxxxxxx——时间

2. 【@小B】 xxxxxxxxxxxxxx——时间

3.

4.

【会议讨论细节】

(如需要)(剧院式逐字呈现会议过程)

1. 小A:xxxxxxxxxxxxxx

2. 小B:xxxxxxxxxxxxxx

3. 小C:xxxxxxxxxxxxxx

4. 小D:xxxxxxxxxxxxxx

基本功学起来都不难,难的是长期在工作中坚持天复一天。美团用扎实的开会基本功,提升组织效率和沟通的稳定性,将开会做成了企业的竞争力。

作者:基本功研习社 练好基本功,能赢99%的事

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